اگر از شما بپرسند که با ارزش‌ترین دارایی زندگی‌تان دقیقا چه چیزی است، ممکن است بعد از چند دقیقه تامل بگوید: با ارزش‌ترین دارایی من ثروتم، ماشین 1 میلیاردیم و یا حتی شریک عاطفیم است.
درست است، همه این چیزها واقعا چیزهای ارزشمندی هستند، اما هیچ چیز به اندازه‌ی زمان ارزشمند نیست، این دقیقا همان چیزی است که اغلب مردم برایش هیچ ارزشی قائل نیستند. همه‌ی ما وقتی ارزش زمان را درک می‌کنیم که دیگر هیچ فرصتی برای جبران موقعیت‌های از دست رفته زندگیمان نداشته باشیم.
قطعا برایتان پیش آمده است که برای انجام کارهای روزانه‌تان با کمبود زمان مواجه شده باشید. در این مقاله با مدیریت زمان و استفاده درست از زمان آشنا می‌شوید. برای آشنایی با تکنیک‌های مدیریت زمان تا پایان این مقاله از مجله بنیانگذار ما را همراهی کنید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان در واقع به این معناست که از زمانمان به بهترین شکل ممکن استفاده کنیم و آن را به فعالیت‌هایی اختصاص دهیم که از اهمیت بیشتری برخوردار است.
در واقع در مدیریت زمان ما باید کارهایمان را به ترتیب اولویت طبقه‌بندی کنیم و برای هر کاری زمان مناسبی اختصاص دهیم، تا بدین صورت هم به کارهایی که قصد انجام آن را داریم، برسیم و هم در زمانمان صرفه‌جویی کنیم.
با مدیریت زمان شما هیچ‌گاه دچار کمبود وقت نمی‌شوید، زیرا برای انجام تمام کارهایتان برنامه دارید و اگر مطابق با برنامه عمل کنید، هرکاری دقیقا در زمان خودش انجام می‌شود.
اهمیت مدیریت زمان
همان طور که در مطالب بالا به آن اشاره شد، شما دقیقا موقعی اهمیت زمان را درک می‌کنید که موقعیت یا فرصتی را از دست داده باشید.
قطعا تا به حال برایتان پیش آمده است که برای خواندن یک امتحان مهم با کمبود زمان مواجه شوید و هر چه قدر به زمان امتحان نزدیک می‌شوید، استرستان بیشتر و بیشتر شده باشد، در این جا شما اهمیت زمانی که از دست داده‌اید، را به خوبی درک می‌کنید. قطعا اگر ما زمانمان را به شکل درستی مدیریت کنیم، هیچ وقت با چنین مشکلاتی مواجه نمی‌شویم.
در زیر به چند نمونه از اهمیت‌های مدیریت زمان در زندگیمان آشنا می‌شوید:
- کاهش استرس: اگر شما زمانتان را به شکل درستی مدیریت کنید، به همه کارها درست به موقع و سر زمانی که برنامه‌ریزی کرده‌اید می‌رسید. در نتیجه هیچ وقت نگران این موضوع نیستید که با کمبود زمان مواجه شوید یا نتوانید که به کارهایتان برسید. پس دیگر هیچ دلیلی برای استرس داشتن ندارید.
- برای کارهای مهم می‌توانید زمان بیشتری بگذارید: اگر شما زمانتان را مدیریت کنید و بدانید که باید در چه زمانی، چه کاری را انجام دهید، می‌توانید برای کارهای مهم‌تان زمان بیشتری بگذارید و زمان‌های مرده یا خالی‌تان را به بقیه‌ی کارها اختصاص دهید.
- می‌توانید به شکل راحت‌تری به موفقیت و اهدافتان دست پیدا کنید: زمانی که شما کاملا با برنامه‌ریزی عمل کنید و هر چیزی را در زمان خودش انجام دهید، می‌توانید به شکل بهتری به اهداف و موفقیت دست پیدا کنید.کارها را با کیفیت بیشتری انجام می‌دهید: زمانی که شما از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید و برای انجام هرکاری به اندازه کافی زمان داشته باشید، دیگر نیازی نیست که کارها را با عجله و بدون حوصله انجام دهید، بلکه آن قدر زمان کافی برای انجام هرکاری دارید، که می‌توانید کاملا با کیفیت عمل کنید.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
دلایل متفاوتی وجود دارند که باعث می‌شوند که ما با کمبود وقت مواجه شویم، در زیر به چند نمونه از این دلایل اشاره می‌کنیم
- ضعف در برنامه‌ریزی : یکی از دلایلی که باعث می‌شود، ما با کمبود زمان مواجه شویم، مشکل در برنامه‌ریزی کردن است. خیلی از ما هنوز نمی‌دانیم که چه طور باید به شکل درستی برنامه‌ریزی کنیم، پس بهتر است، ابتدا قبل از انجام هرکاری برنامه‌ریزی کردن را یاد بگیریم، و در قدم اول باید این را فراموش نکنیم که نسبت به برنامه‌مان پایبند باشیم و تمام تلاش خود را بکنیم که بتوانیم به آن عمل کنیم.
- نداشتن انگیزه : یکی دیگر از دلایلی که باعث می‌شود که به اندازه کافی برای انجام کارهایمان زمان نداشته باشیم، نداشتن انگیزه برای شروع فعالیت‌ها و کارهایمان است، اگر ما حتی بهترین برنامه‌ریزی دنیا را داشته باشیم، اما هیچ انگیزه‌ای برای انجام کارهایمان نداشته باشیم، اصلا نمی‌توانیم به هیچ کدام از برنامه‌ها وکارهایمان برسیم. پس داشتن انگیزه هم یکی از مهم‌ترین مواردی است که برای مدیریت زمان به آن احتیاج داریم.
- کمال گرایی : یکی دیگر از مواردی که باعث می‌شود، خیلی از افراد دچار کمبود زمان شوند، کمالگرایی است. اگر شما همیشه خواستار انجام شدند،کارها بدون هیچ عیب و نقصی هستید، باید یک زندگی بهم ریخته و پر استرسی که در آن نمی توانید به هیچ کدام از کارهایتان برسید، را به جان بخرید. پس اگر خواستار یک زندگی با برنامه و منظم هستید، بهتر است که کمالگرایی را کنار بگذارید.
- به تعویق انداختن کارها: اگر شما هم جز افرادی هستید که مدام کارهایتان را به تعویق می اندازید و هیچ کاری را در زمان مناسب خودش انجام نمی‌دهید، حتما با مشکل کمبود زمان مواجه می‌شوید، برای انجام این کار بهتر است که هر کاری را در زمان خودش انجام دهید و هپچ کاری را برای فردا نگذارید.
علائمی که نشان می‌دهد در مدیریت زمان ضعیف هستید؟
- اگر جزء افرادی هستید که همیشه دیر سرقرارهایتان حاضر می‌شوید و یا کلی کار به تعویق افتاده دارید، شما جز کسانی هستید که در مدیریت زمان ضعیف هستید.
- اگر در اغلب اوقات برای انجام کارها استرس دارید، شما هم جزء کسانی‌هستید که در مدیریت زمان به شکل ضعیفی عمل کرده‌اید، زیرا اگر مدیریت زمان درستی نداشته باشید، برای انجام کارها زمان کم می‌آورید و همین موضوع باعث استرس شما می‌شود.
- اگر دچار کمبود انرژی می‌شوید، به احتمال زیاد شما در مدیریت زمان ضعیف هستید، افرادی که برنامه ریزی درستی ندارند و به خوبی نمی‌توانند زمانشان را مدیریت کنند، مدام مجبور هستند که در یک زمان کوتاه کارهای زیادی را انجام دهند، به همین خاطر اغلب دچار کمبود انرژی می‌شوند.
- اگر مدام دچار کمبود زمان می‌شوید شما در مدیریت زمان ضعیف هستید، اگر شما هم جزء افرادی هستید که در پایان روز متوجه می‌شوید که کلی کار نکرده دارید و دیگر زمانی برای انجام آن ندارید، در واقع شما در مدیریت زمان به شکل ضعیفی عمل کرده‌اید.
تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان
- برنامه‌ریزی روزانه : برای این که بتوانید زمان خودتان را به شیوه موثری مدیریت کنید، لازم است که هر روز برای انجام کارهای روزانه‌تان برنامه‌ریزی داشته باشید، داشتن یک برنامه‌ریزی درست و البته برنامه‌ریزی که بتوانید نسبت به آن پایبند باشید، مهم‌ترین راه برای مدیریت زمان و استفاده درست از زمان است.
در زمان برنامه‌ریزی ابتدا همه کارهای روزانه‌ای که امروز قرار است، انجام دهید را بنویسید، بعد آن‌ها را به ترتیب اولویت شماره‌گذاری کنید و در کنار آن بنویسید که برای انجام هرکار نهایتا به چند دقیقه زمان نیاز دارید. بعد کارها را به ترتیب الویت و البته زمان انجام آن بچینید. - زمان‌های مرده را به زمان‌های طلایی تبدیل کنید: زمان‌های مرده در واقع زمان‌هایی هستند که ما نمی‌توانیم در آن هیچ فعالیتی را به شکل جدی انجام دهیم. برای مثال زمان‌هایی که در اتوبوس نشسته‌ایم و منتظر رسیدن به مقصد هستیم، زمان‌های مرده محسوب می‌شوند، ما می‌توانیم از این زمان‌ها به شکل درستی استفاده کنیم، برای مثال می‌توانیم آن مدت زمانی را که در اتوبوس نشسته‌ایم، به کتاب خوندن یا گوش دادن به فایل‌های صوتی اختصاص دهیم، زیرا از این طریق می‌توانیم از زمانمان بهترین استفاده را بکنیم.
- از اپلیکیشن بنیانگذار استفاده کنید: یکی از راهکارهایی که با آن می‌توانید، زمانتان را به شکل درستی مدیریت کنید، استفاده از اپلیکیشن‌هایی است که کارهای روزنه‌تان را به شما یادآوری می‌کنند. یکی از اپلیکیشن‌هایی که در این زمینه می‌توانید از آن استفاده کنید، اپلیکیشن بنیانگذار است، با استفاده ازاین اپلیکیشن دیگر انجام هیچ‌کاری را فراموش نمی‌کنید، زیرا به شما یادآوری می‌کند که الان دقیقا زمان انجام چه کاری است.
- کارهایتان را به تاخیر نیندازید: زمانی که انجام کارهایتان را به تاخیر بیندازید، در مدت زمان کوتاهی متوجه خواهید شد که کلی کار عقب مانده دارید که به آن نرسیده‌اید، پس بهتر است هرکاری را درست در زمان خودش انجام دهید تا کارهایتان روی هم جمع نشود.
- کمالگرایی را کنار بگذارید:کمالگرایی باعث می‌شود که آن قدر نسبت به انجام برخی از کارها حساسیت و وسواس نشان دهید که نتوانید به بقیه‌ی کارها و برنامه‌تان برسید، پس اگر می‌خواهید که زمانتان را مدیریت کنید و به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کنید، باید کمالگرایی را فراموش کنید.
- عواملی که باعث می‌شود به برنامه‌تان نرسید را حذف کنید : بهتر است که با خودتان فکر کنید که چه چیزی باعث می‌شود که به برنامتان نرسید، قطعا امروزه یکی از چیزهایی که باعث شده است، خیلی از ما، از برنامه‌هایمان عقب بمانیم. استفاده بیش از حد از شبکه‌های اجتماعی است، بهتر است در روز تنها چند دقیقه‌ای را به شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید و بقیه‌ی ساعات روز را به کارهای مفید اختصاص دهید.
- کارهایتان را با دقت و تمرکز انجام دهید: اگر کارهایتان را با دقت کامل و تمرکز انجام ندهید، باعث می‌شود که مجبور شوید، دوباره آن کار را از اول انجام دهید و این موضوع باعث می‌شود که زمان بیشتری را از دست بدهید، پس کارهایتان را بادقت و حوصله انجام دهید.
- استفاده از گوگل کلندر: خبر خوب در مورد گوگل کلندر این است که نیازی نیست اکانت جدید بسازید و اگر اکانت گوگل داشته باشید که به احتمال بسیار زیاد دارید به راحتی می‌توانید با مراجعه به آدرس https://calendar.google.com/ دانلود گوگل کلندر برای ویندوز را انجام دهید یا با نصب برنامه گوگل کلندر از گوگل پلی به این برنامه وارد شوید.اگر هم اکانت ندارید در چند مرحله ساده می‌توانید یک اکانت جدید گوگل بسازید و به گوگل کلندر متصل شوید. زمانی که به اکانت خود متصل شدید برنامه آماده استفاده کردن است و تاریخ امروز را به شما نمایش داده و اجازه می‌دهد که جلسه‌ها و قرارهای خود را تنظیم کنید که در ادامه به این موارد می‌پردازیم.
اگر می‌خواهید زمانتان را به شکل موثری مدیریت کنید ولی نمی‌دانید که دقیقا باید ازکجا شروع کنید، بهتر است از آپ‌ها یا نرم‌افزارهایی که این قابلیت را دارند، استفاده کنید:
اپلیکیشن بنیانگذار
یکی از اپلیکیشن‌هایی که برای مدیریت زمان استفاده می‌شود، اپلیکیشن بنیانگذار است. اگر شما هم جز افرادی هستید که برای زمانتان ارزش قائل هستید، می‌توانید با نصب این اپلیکیشن کارهای روزانتان را مدیریت کنید، در واقع این اپلیکیشن به شما کارهای روزانه‌تان را یادآوری می‌کند، پس دیگر نیازی نیست، نگران فراموش شدن کارهای مهم یا پروژه هایی که دارید باشید، زیرا این اپلیکیشن دقیقا در همان زمانی که برای آن مشخص کرده‌اید، به شما یادآوری می‌کند که الان زمان انجام چه کاری رسیده است.
سخن پایانی
وقتی به درستی بدانید که چه طور باید زمان و کارهای روزانه‌تان را مدیریت کنید، هیچ‌گاه دچار مشکل کمبود وقت نمی‌شوید.
وقتی در مواجه با کارهای روزانتان به اندازه کافی زمان داشته باشید، دیگر هیچ دلیلی برای نگرانی ندارید به علاوه با داشتن زمان کافی شما می‌توانید کیفیت انجام کارهایتان را چندین برابر بیشتر کنید و این احتمال رسیدن شما به موفقیت را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
در این مقاله با مدیریت زمان و اهیمت آن در زندگی آشنا شدید، امیدوارم با راهکارهایی که ارائه شد، بتوانید به خوبی زمانتان را مدیریت کنید.
