کایزن به معنی بهبود مستمر و مداوم با مشارکت همه افراد در یک سازمان است. راز درک تفاوت‌های موجود میان روش‌های مدیریتی در ژاپن و غرب «کایزن» است. کایزن نظام تفکر روندگرا در مقابل نظام نوآور و تفکر نتیجه گرا است.
مقدمه
داستان مسابقه خرگوش و لاک پشت را که خوانده‌اید که بر خلاف تصور همه لاک پشت برنده مسابقه شد. با وجود اینکه خرگوش پرش‌های بلند داشت اما قدم‌های لاک پشت کوتاه بود و خیلی کند راه می‌رفت. بله لاک پشت با وجود همان قدم‌های کوتاهش، اما به خاطر مداومت و پشتکاری که داشت توانست برنده مسابقه با خرگوش گردد.
بیراه نیست که این داستان را با یک مفهوم مدیریتی به نام کایزن یا بهبود مستمر مقایسه کنیم. زادگاه این مفهوم در ژاپن و پس از جنگ جهانی دوم بود.
تاریخچه کایزن
پس از جنگ جهانی دوم، برای کمک به بازگرداندن ژاپن، نیروهای آمریکایی، متخصصان آمریکایی را برای کمک به بازسازی به ژاپن آوردند. در این میان گروه بخش اقتصادی و علمی، وظیفه بهبود مهارت‌های مدیریتی ژاپن را بر عهده گرفتند.
یکی از این متخصصان، دکتر ادوارد دمینگ دانشمند آمریکایی بود که اقتصادی بر پایه مدیریت کیفیت را در ژاپن و در سال‌های پس از جنگ جهانی دوم بنا نهاد. بسیاری او را پدر مدیریت نوین در جهان می‌دانند. مشارکت دمینگ با مدیران ژاپنی تاثیری شگرف بر مدیریت صنعت و تجارت ژاپن داشت که سبب شد ژاپنی‌ها به کیفیتی چشمگیر در تولید محصولات خود دست پیدا کنند.
یکی از عوامل مهم توسعه و پیشرفت ژاپن، به‌کارگیری ۱۴ اصل دمینگ است. اصل پنجم از اصول 14 گانه دمینگ به مفهوم بهبود مستمر اشاره دارد.
بنابر مفهوم کایزن یا بهبود مستمر، مدیریت باید تمام کارکنان را در جهت بهبود مستمر تولیدات ترغیب نماید و در بین کارکنان این ذهنیت را ایجاد و همواره باید در جهت ارائه روش‌های جدید، خلاقیت و نوآوری‌ها تلاش نماید.
کایزن یا بهبود مستمر چیست؟
کایزن، از دو کلمه ژاپنی می‌آید: Kai به معنی تغییر و Zen به معنی خوب.
معنی اصلی کایزن ساده است؛ کایزن یعنی بهبود مستمر. بهبود مستمری که تمامی افراد یک سازمان یعنی از مدیران، کارکنان وکارگران را شامل می‌شود. از مدیریت رده بالا گرفته تا پایین‌ترین قسمت‌ها.
کایزن یک فلسفه و روش مدیریتی است که به منظور بهبود عملکرد و کارایی سازمان‌ها از طریق تغییرات کوچک و مداوم در فرآیندها و فعالیت‌ها استفاده می‌شود. این روشی اصلی در صنعت خودروسازی ژاپن بوده و در دهه 1950 میلادی به دستاوردی بین المللی تبدیل شده است.
کایزن صرفا روشی برای بهبود بهره‌وری که معمولا برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کارهای رومزه به کار گرفته می‌شود، نیست. بر خلاف روش‌هایی که بر انجام و تکمیل کارها تمرکز دارند، کایزن روشی برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است.
فلسفه کایزن (Kaizen)
فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی فردی، شغلی، اجتماعی و خانوادگی باید به طورمداوم و پیوسه بهبود یاید.
فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه‌ها و سازمان‌های مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‌های کارگر بهره‌مند گردد. و هر کسی با ارائه پیشنهادات مداوم در بهبود و توسعه سازمان سهمی دارد، مورد تشویق قرار گیرد.
از نگاه کایزن برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر یک کسب وکار یا سازمان باید سه اقدام اساسی صورت گیرد:
- فعالیت‌هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی در بر ندارد باید حذف شوند. Muda
- فعالیت‌هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می‌شوند با یکدیگر تلفیق شوند. Muri
- فعالیت‌هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند به فعالیت‌های سازمان افزوده شوند. Mura
اهداف کایزن (Kaizen)
اهداف اصلی فلسفه کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد است. هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک طی یک دوره زمانی برای ایجاد پیشرفت در یک شرکت یا سازمان است.
ایده اصلی کایزن این است که همه پرسنل از مدیران رده بالا تا کارگران ساده همه در موفقیت شرکت سهیم بوده و باید در هز زمان تلاش کنن تا مدل کسب وکار بهتر شود.
در حالت ایده‌آل، کایزن چنان در فرهنگ یک شرکت نهادینه می‌شود که در نهایت برای کارمندان نیز طبیعی می‌گردد. استراتژی کایزن معتقد است پایان کاملی وجود ندارد و می‌شود همه چیز را بهبود بخشید.
از نظر کایزن افراد باید برای تکامل و نوآوری مداوم خود تلاش کنند. اصل اساسی کایزن این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌های خاصی را انجام می‌دهند، باید در مورد آن کار یا فعالیت آگاه‌ترین باشند.
مزایای کایزن (kaizen)
جدا از مزیت آشکار کایزن در سازمان‌ها، کایزن کار تیمی و مالکیت را ایجاد می‌کند. تیم‌ها مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و می‌توانند برای ارتقاء تجربه کاری خود، بهبودهایی ایجاد کنند. استراتژی کایزن برای شرکت‌ها مزایای بسیار ارزشمندی به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
- رضایت بیشتر کارکنان،
- رضایت مشتری در حد مطلوب
- کاهش میزان نرخ ریزش کارکنان
- وفاداری پایدار کارکنان
- هزینه‌های کم‌تر
- کارایی و بهره‌وری بیشتر
- حل بهتر مسئله
چرخه بهبود کایزن (Kaizen)
ستون اصلی فلسفه کایزن این است که می‌توان به واسطه پیشرفت‌های کوچکی که در طول زمان داشت، به نتایج قابل توجهی در بلند مدت دست یافت.
فلسفه کایزن بیان می‌کند که همیشه فرصت پیشرفت وجود دارد و کارآمدی و موثر بودن فرآیندهای تجاری به طور منظم، کاری است که هرگز نباید متوقف شود و از آنجا که کایزن در حال حاضر تنها یک روش فلسفی نیست، بلکه یک روش دقیق است، بنابراین باید چرخه بهبود کایزن را نیز بررسی کنیم. چرخه بهبود کایزن به 6 مرحله تقسیم می‌شود که باید به طور مداوم تکرار شوند:
- شناسایی: قبل از اینکه بتوانیم فرآیندی را بهبود ببخشیم، باید وضعیت فعلی آن را درک کنیم.
- اندازه گیری: پس از شناسایی و درک فرآیند، عملکرد آن را از طریق داده‌ها کمی قابل اندازه‌گیری مانند منابع مصرف شده، ارزش ایجاد شده و بازخورد از مشتری، اندازه گیری کنیم.
- مقایسه: داده‌های جمع آوری شده باید با نیازها و انظارات مشتری یا وضعیت ایده‌آل فرضی آن مقایسه شود.
- نوآوری: راه حل بهتری برای مشکلات پیش روی فرآیند تهیه کنیم و سعی کنیم عملکرد جدید، نتیجه بهتری داشته باشد.
- استاندارد کردن: بعد از اینکه با موفقیت، پیشرفت حاصل شد، تغییرات را به عنوان بخشی از فرآیند استاندارد مشخص کنیم. بنابراین همه افرادی که از این فرآیند استفاده می‌کنند، می‌توانند از مزایای آن بهره مند شوند.
- تکرار: با ایجاد یک پیشرفت کوچک، چرخه بعدی را تکرار می‌کنیم.
پنج اصل اساسی کایزن
- مشتری خود را بشناسید: مشخص کنید مشتری چه می‌خواهد و شما چگونه می‌توانید تجربه او را بر اساس آنچه برای او ارزش دارد بهبود ببخشید؛
- اجازه جریان یافتن را بدهید: پسماند صفر بودن یک هدف در کل شرکت باشد که در آن همه افراد سازمان بر کاهش و از بین بردن زباله‌ها متمرکز هستند؛
- به گمبا (Gemba) بروید: Gemba یک اصطلاح ژاپنی است و به معنای “مکان واقعی” است. بدانید ارزش‌ها کجا ایجاد می‌شود و برای استفاده از اصول کایزن به آن جا بروید؛
- افراد را توانمند سازید: تیم‌هایی با دستورالعمل‌ها و اهداف مشخص ایجاد کنید.وحتما آن‌ها را به ابزارهای و سیستم‌های مناسبی مجهز کنید که برای موفقیت لازم دارند؛
- شفاف باشید: از داده‌ها برای نشان دادن چگونگی پیشرفت سازمان به صورت ” قابل مشاهده” استفاده کنید.
5 عنصر کایزن
5 عنصر کایزن یکی از بخش‌های حیاتی این روش است. هدف این عناصر ساخت یک محیط کار فیزیکی ایده‌آل می‌باشد. این 5 عنصر بر ایجاد یک محیط منظم، سازمان یافته، پاکیزه و استاندارد تاکید دارند تا میزان سوددهی، اثربخشی و کارایی فرآیندها را افزایش دهند.
- Seiri یا ساماندهی: این مفهوم بر جدا کردن ابزارهای ضروری انجام کار ،از غیرضروری‌ها تاکید دارد. تاکید آن بر حذف تمام ابزارهای غیرضروری از محیط کار است.
- Seiton یا نظم و ترتیب: این مفهوم می‌گوید برای دسترسی راحت‌‌تر به ایستگاه‌ها و محیط‌های کاری، چیدمان ابزارها باید به شکلی باشد که این دسترسی را تسهیل کنند.
- Seiso یا نظافت محل: به تمیز نگه‌داشتن محل کار اشاره دارد.
- Seiketsu یا استانداردسازی نظافت: به ایجاد یک چارچوب مشخص برای نظافت محل کار اشاره دارد.
- Shitsuke یا انضباط: فرهنگ‌سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها.
کایزن در یک مثال عملی: سیستم تولیدی تویوتا
سیستم تولید تویوتا یک سیستم معمولی و شرکت تویوتا یک شرکت خوردروساز معمولی نیست؛ از همان آغاز راه‌اندازی شرکت، اصول و مبانی مدیریتی در شرکت به کار گرفته شد که ثمره این تلاش‌ها در موارد زیر کاملا قابل مشاهده است:
بهره‌وری بالا تولید و سطح کیفیت محصولات.
یکی از نمونه‌های موفق استفاده از کایزن، خودروسازی تویوتا است. تویوتا یکی از شرکت‌های خودروسازی است که از کایزن به عنوان یکی از بنیادی‌ترین اصول کسب و کار استفاده می‌کند.
درباره تویوتا داستان معروفی وجود دارد که می‌گوید: تویوتا به حدی به پیشرفت مداوم متعهد است که هر کارگری در خط تولید هر زمانی با مشکلی در تولید مواجه می‌شود، اجازه دارد تولید را متوقف کند، مشکل را حل کند و راه‌های بهتری برای انجام کارها و بهبود بازدهی به مدیر بخش ارائه دهد.»
داستان از این قرار است: مدیران اجرایی شرکت‌های خودروسازی آمریکا از کارخانه تویوتا بازدید می‌کنند تا پی ببرند همکاران ژاپنی چطور با کمترین اسراف و کمترین خطا، تعداد زیادی اتومبیل تولید می‌کنند.
مدیرانی نحوه عمل تویوتا را دیدند و از آن شگفت زده شدند. یک کارگر ساده‌ی خط تولید این اجازه را داشت که بدون اجازه سرکارگر خود خط تولید را متوقف کند یا جهت بهبود تولید به مدیر خود پیشنهاد هم بدهد. ایده‌ی پاداش به کارکنان برای رفع سریع خطاها و مشکلات، خیلی پیش‌تر از زمان خود بود. خصوصا این که منطق آن زمان این بود که « هیچ اتفاقی نباید باعث توقف خط تولید شود.»
کلام پایانی
بهبود مداوم کسب و کار، ویژگی دائمی هر سیستم مدیریت کیفیتی است. آنچه بهبود مستمر را تضمین می‌کند، مجموعه اقدامات انجام شده در داخل سازمان است. یکی از این اقدامات معرفی فلسفه کایزن است که به شما اجازه می‌دهد تشخیص دهید چه نوع مشکلی رخ داده، آیا مشکل فوری است؟ چه وظایف بهبودی را باید انجام دهید؟
فلسفه کایزن بیان می‌کند، پیشرفت در یک کار، وابسته به انجام تغییرات کوچک و جزئی توسط تمام دست‌اندرکاران آن است، که در آینده به پیشرفت بزرگ‌تری منجر می‌شوند.
