همه‌ی ما هر روز صبح که چشمانمان را باز می‌کنیم، با کارها و فعالیت‌هایی مواجه می‌شویم که تا پایان روز باید آنها را انجام دهیم، قطعا شما وقتی در آغاز صبح با این همه کار مواجه می‌شوید، احساس استرس و نگرانی می‌کنید و می‌ترسید که نکند به همه‌ی کارها و برنامه‌هایتان در زمانی که مقرر کرده‌اید، نرسید.
قطعا هیچ‌کدام از شما دوست ندارید، که به موقع سر قرار‌های کاری مهم‌تان نرسید، یا به اندازه‌ی کافی برای امتحانی که پیش رو دارید، آماده نباشید و یا مدام از کارها و برنامه‌هایتان عقب بمانید، پس اگر از وقوع همه‌ی این اتفاقات نگران هستید، باید یک برنامه‌ریزی روزانه درست و اصولی داشته باشید.
در این مقاله شما با مدیریت و برنامه‌ریزی روزانه آشنا می‌شوید و با یادگیری یک برنامه‌ریزی درست و اصولی به تمام کارهایتان درست در موقعی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، می‌رسید. با مجله بنیانگذار همراه باشید.
چرا مدیریت و برنامه‌ریزی روزانه مهم است؟
اگر نگاهی به زندگی تمام افراد موفق جهان بیندازید، متوجه می‌شوید که آنها حتی برای انجام کوچک‌ترین کارهایشان هم برنامه‌ریزی درست و اصولی داشته‌اند. قطعا خیلی از ما هنوز نسبت به معجزه‌ای که برنامه‌ریزی می‌تواند در زندگیمان بگذارد، بی‌تفاوت هستیم. اما اگر بدانید که برنامه‌ریزی‌کردن چه تاثیری در زندگی شما دارد، بدون شک، حتی برای انجام کوچک‌ترین کارهایتان هم برنامه‌ریزی می‌کنید.
یکی از فواید برنامه‌ریزی روزانه، رهایی از احساس بلاتکلیفی است، زمانی که شما برای زندگیتان هیچ هدفی نداشته باشید و ندانید که دقیقا می‌خواهید، چه کاری انجام دهید، دچار بلاتکلیفی می‌شوید، پس با تعیین یک هدف درست برای زندگیتان و البته داشتن یک برنامه‌ریزی اصولی می‌توانید که خودتان را از شر این احساس رها کنید.
به علاوه اگر شما یک برنامه‌ریزی درست برای دست پیدا کردن به اهدافتان داشته باشید، در زمان ، پول و انرژیتان صرفه‌جویی می‌کنید و البته می‌توانید در کمترین زمان ممکن به بهترین نتیجه دست پیدا کنید، زیرا زمانی که شما تنها برای خودتان یک هدف مشخص می‌کنید، دیگر نیازی نیست، زمان، پول و انرژیتان را روی اهداف دیگری متمرکز کنید. پس به این نحو در با ارزش‌ترین چیزهای زندگیتان که همان زمان ، پول و انرژی هستند، صرفه‌جویی می‌کنید.
بهترین روش برای برنامه‌ریزی روزانه
- از شب قبل برای کارهای فردا برنامه‌ریزی کنید.
بهتر است، هر شب قبل از خواب به تمام کارهایی که فردا قرار است، انجام دهید، فکر کنید، و برای آن برنامه‌ریزی کنید، زیرا این کار باعث می‌شود، با خیال راحت و بدون استرس به خواب بروید و صبح روز بعد با برنامه و بدون هیچ وقت تلف کردنی روز خود را شروع کنید.
- تهیه‌ی چک لیست از کارهایی که باید در طول یک روز آن را انجام دهید.
برای برنامه‌ریزی روزانه در ابتدا باید مشخص کنید که قرار است روزتان را با انجام چه کارهایی سپری کنید، بهتر است، تمام کارهایی که هر روز به صورت روتین انجام می دهید، را یادداشت کنید و بعد کارهایی که تنها امروز باید به آن رسیدگی کنید را به آن اضافه کنید.
البته فراموش نکنید، شما حتی باید کارهای کوچک و کم‌اهمیت را در چک لیست خود قرار دهید، تا بتوانید زمان مناسبی را برای انجام آن اختصاص دهید.
- بعد از اینکه چک لیستی از کارهای روزانه خود تهیه کردید، باید کارهایتان را اولویت بندی کنید. برای این کار باید ببینید که انجام چه کارهایی برایتان از اهمیت زیادی برخوردار است، بهتر است که کارهای مهم‌تان را هایلایت کنید، تا بعدا بهتر بتوانید نسبت به آن تصمیم‌گیری کنید.
یکی از روش‌هایی که برای اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی روزانه می‌توانید از آن استفاده کنید، روش ماتریس آیزنهاور است، این روش یک روش عالی برای تفکیک و اولویت‌بندی کارها است.
در این روش ما کارها را به چهار دسته تقسیم‌بندی می‌کنیم:
- کارهای مهم و فوری که باید حتما انجام شوند.
- کارهای مهم و غیرفوری که باید مطابق برنامه‌ریزی انجام شوند، اما در اولین فرصت ممکن.
- کارهای غیرمهم و فوری که باید به دیگران سپرده شوند.
- کارهای غیرمهم و غیر فوری که باید به طور کلی حذف شوند.
- کارها را مطابق با زمانی که برای آنها مناسب است، مرتب کنید.
باید به این موضوع فکر کنید که چه زمانی و چه تایمی از روز برای هر کاری مناسب است. البته قبل از هر چیزی شما باید به خوبی به این موضوع فکر کنید که شما در چه زمانی از روز انرژی بیشتری برای انجام کار دارید. ممکن است، شما در زمان صبح انگیزه و انرژی بیشتری داشته باشید، پس بهتر است، کارهای مهم را در صورت امکان در آن ساعات از روز انجام دهید. سپس در این مرحله کارها را بر حسب زمانی که می‌خواهید آن را انجام دهید، مرتب کنید.
- در یک زمان به چندین کار رسیدگی نکنید.
هیچ‌گاه در یک زمان چندین کار را باهم انجام ندهید، زیرا یا این کار کیفیت کار شما کاهش پیدا می‌کند و به خوبی نمی‌توانید، از پس انجام آنها بر بیایید، پس هر زمانی را به انجام یک کار اختصاص دهید.
- زمان‌هایی را به تفریح و استراحت اختصاص دهید.
فراموش نکنید، شما یک ماشین یا یک ربات نیستید که بتوانید کل روز را کار کنید، بلکه شما یک انسان هستید که ممکن است، گاهی اوقات خسته شوید، بهتر است در برنامه‌ریزی روزانه چندین ساعت را به تفریح و استراحت اختصاص دهید.
- کارهایی که می‌توانید در زمان آن صرفه‌جویی کنید، را مشخص کنید.
بهتراست، گاهی به برنامه خود یک نگاهی بیندازید و ببینید که چه کارهایی هستند، که شما می‌توانید، آن را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهید، برای مثال: به جای اینکه برای خرید یک لباس به مراکز خرید مراجعه کنید و زمان زیادی را صرف خرید لباس کنید، به آنلاین‌شاپ‌های لباس مراجعه کنید.
- برنامه‌ریزی منعطف داشته باشید.
بهتر است، چند ساعت از روزتان را کاملا خالی بگذارید، تا در صورتی که یک کار غیرقابل پیش‌بینی برایتان پیش آمد، به آن رسیدگی کنید، با این کار برنامه‌ریزی روزانه‌تان بهم نمی‌خورد و بهتر می‌توانید، کارهای روزانتان را مدیریت کنید.
- از جدول‌های برنامه‌ریزی روزانه کمک بگیرید.
بهتر است، برای اینکه برنامه‌ریزی روزانه منظمی داشته باشید و بهتر بتوانید کارهای روزانه‌تان را مدیریت کنید، از جدول‌های برنامه‌ریزی کمک بگیرید. یکی از پر طرفدارترین چیزهایی که می‌توانید، از آن کمک بگیرید، To Do List یا دفتر برنامه‌ریزی روزانه است، که در آن می‌توانید، لیست کارهای روزانه‌تان را ثبت کنید، به علاوه، اگر برای برنامه‌ریزی‌کردن به نسخه‌های کاغذی تمایل نداشته باشید، می‌توانید که از وب‌سایت‌های Todolist و Trello و نظایر آنها برای برنامه‌ریزی روزانه استفاده کنید.
- زمان‌هایی را برای کارهایی که عامل حواس‌پرتی هستند در نظر بگیرید.
اگر در طول روز چندین بار به ایمیل، اینستاگرام یا توییتر خود سر زده و در نهایت برای مدت زیادی در آنجا می‌مانید، زمانی را برای انجام این کارها اختصاص دهید. رسیدگی به این موارد و صرف زمان برای آنها هیچ اشکالی ندارد؛ اما این چیزها می‌توانند حواس پرتی ایجاد کرده و ما را از مهم‌ترین کارهایمان بازدارند.
- از اپلیکیشن‌هایی که برای برنامه‌ریزی روزانه مناسب هستند، استفاده کنید.
یکی از اپلیکیشن‌هایی که می‌توانید، برای مدیریت برنامه‌های روزانه‌تان از آن استفاده کنید، اپلیکیشن بنیانگذار است. این اپلیکیشن به شما یادآوری می‌کند که هر کاری را باید دقیقا در چه زمانی انجام دهید، با این اپلیکیشن می‌توانید، به صورت کاملا هدفمند به اهداف و برنامه‌هایی که دارید، برسید و دیگر نگران فراموش شدن رویدادهای مهم و البته کارهایی که باید انجام دهید، نباشید.
سخن پایانی
اگر برای انجام کارهای روزانه‌تان برنامه‌ریزی درستی نداشته باشید، مدام دچار استرس و احساس کلافگی و بی‌هدفی می‌شوید و همین که مهم‌ترین سرمایه‌های زندگیتان که همان پول، زمان و انرژی است، را از دست می دهید.
پس اگر تا امروز نسبت به برنامه‌ریزی کردن و مدیریت برنامه‌ی روزانه‌تان به شکل ضعیفی عمل کرده‌اید، اکنون وقت آن رسیده که یک برنامه‌ریزی درست و هدفمند داشته باشید.
در این مقاله با اهمیت مدیریت و برنامه‌ریزی روزانه آشنا شدید، به علاوه آموختید که چه طور باید یک برنامه‌ریزی درست و اصولی داشته باشید، امیدوارم که با خواندن این مقاله یک زندگی هدفمند و سرشار از موفقیت داشته باشید.
